Service de Secrétariat à la carte
Expertise et Précision au Rendez-vous
Pour qu’une entreprise fonctionne correctement, il faut que les tâches administratives, les prises de rendez-vous ou encore les mails à envoyer, la saisie d’information, les appels téléphoniques soient faits.
Pour cela il faut l’aide d’une personne qui s’y connait bien en gestion d’entreprise et en tâches administratives, donc une secrétaire. Une secrétaire est un renfort indéniable pour pérenniser votre entreprise.
Cependant, pour avoir plus d’avantage que le simple fait de voir l’entreprise fonctionner, une secrétaire indépendante est l’idéal dans les petites et moyennes structures.
Nos prestations de secrétariat (liste non exhaustive)
L'administratif, vous ne pouvez y échapper ! Devis, factures impayées, vos relances non faites, vos documents envahissent votre bureau... Tout cela vous prend du temps et vous perdez de l'argent ! Vous ne pouvez pas employer une secrétaire à temps plein ? Faites appel à une secrétaire indépendante !
Assistance administrative
Réponse aux emails et aux courriers
Classement et archivage des documents électroniques
Réception et tri des courriers : numérisation et envoi des documents
Numérisation et archivage des documents
Rédaction et mise en page de vos différents documents administratifs
Création et mise en page de vos tableaux de bord et outils de suivi d’activité
Création et mise en page de vos présentations et diaporamas
Prise de RDV de vos convocations au réunion de chantier
Préparation des supports de réunion
Gestion des invitations et des inscriptions
Planification des rendez-vous et des réunions (calendriers partagés)
Suivi des échéances et des deadlines
Organisation des déplacements professionnels
Assistance Commerciale
- Contact et relation avec la clientèle.
- Renseignements.
- Traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai).
- Communication d'informations techniques sur les produits et services de l'entreprise.
- Suivi des dossiers commerciaux, SAV.
- Mise à jour de base de données clients/saisie informatique.
- Etablissement de devis, factures.
Gestion de vos impayés
- Gestion du recouvrement amiable des créances
- Gestion du recouvrement contentieux des créances
- Reporting et suivi comptable
Secrétariat Juridique
Secrétariat :
- Accueil, réception téléphonique, filtrage d’appels et diffusion
- Tenue des agendas d'audiences et de rdv du Cabinet
- Création, constitution, suivi et classement des dossiers
- Classement, archivage, mise à jour de documentation, renseignements hypothécaires
- Contact avec les différents interlocuteurs du monde judiciaire (commissaires de justice, experts…)
Saisie, rédaction d’actes de procédure et de correspondances :
Convention d’honoraires, mémoires, requêtes, conclusions, assignations, bordereau de communication de pièces, etc.
RPVA :
- Préparation et suivi des audiences de Mise en Etat
- Suivi quotidien de la messagerie, notification d’actes de procédure, édition et étude de calendrier de procédure,
- Relevé des dates d’audiences et dates de délibérés
- Gestion OPALEXE et E-CARPA
Architecte / Maîtrise d'oeuvre / Économiste de la construction / Bureau d'études
- Dossier Permis de Construire / Demande Préalable
- Constitution de dossiers d'appel d'offres
- Etablissement de contrats d'études ou de mission de maîtrise d'oeuvre (marchés privés, marchés publics)
- Notes d'honoraires
- Suivi administratif des chantiers (ordres de service, comptes-rendus de chantier, PV de réception des travaux)
- Suivi financier et comptable des chantiers (établissement des marchés de travaux et des avenants, gestion des décomptes mensuels et définitifs des entreprises, établissement des propositions de paiement, dépôt sur Chorus Pro, suivi de l'avancement financier des chantiers,...)
- Frappe et mise en page de documents techniques (avant-projet, dossier de consultation des entreprises)
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